Viele Anfragen kommen abends oder am Wochenende, wenn niemand ans Telefon geht. Mit einer Terminbuchung auf der Website sehen Ihre Kunden freie Zeiten und buchen selbst, ohne Rückruf und ohne Hin und Her per E-Mail.
Was eine gute Terminbuchung können sollte
- Nur wirklich freie Zeiten zeigen, angebunden an Ihren Kalender, damit nichts doppelt gebucht wird.
- Bestätigung per E-Mail und eine Erinnerung vor dem Termin.
- Verschieben und Absagen über einen persönlichen Link, ohne Anruf.
- Wenige Pflichtfelder: Name, Kontakt und das Anliegen reichen oft.
- Passend zur Website gestaltet und auf dem Handy einfach zu bedienen.
So läuft eine Buchung ab
- Der Kunde wählt die Art des Termins, etwa Erstberatung oder Folgetermin.
- Er sieht freie Tage und Uhrzeiten, berechnet aus Ihrem Kalender.
- Er gibt Namen, Kontakt und kurz sein Anliegen an.
- Er bekommt sofort eine Bestätigung per E-Mail mit einem persönlichen Link.
- Vor dem Termin kommt eine Erinnerung, bei Video-Terminen mit dem Link zum Gespräch.
- Sie sehen den Termin mit allen Angaben in Ihrem Kalender.
Terminarten und Dauer
Nicht jeder Termin ist gleich. Eine Erstberatung dauert vielleicht länger als ein kurzer Folgetermin, ein Termin vor Ort braucht Fahrzeit. Eine gute Buchung kennt verschiedene Terminarten mit eigener Dauer, eigenen Zeiten und eigenen Fragen. So bekommen Sie genau die Angaben, die Sie zur Vorbereitung brauchen.
Vorbereitende Fragen
Ein paar gezielte Fragen bei der Buchung sparen später Zeit: Worum geht es? Gibt es schon Unterlagen? Bei manchen Terminen ist auch ein Upload sinnvoll, etwa für Fotos oder Pläne. Verlangen Sie aber nicht zu viel: Jedes zusätzliche Pflichtfeld ist ein Grund mehr, die Buchung abzubrechen.
Video oder vor Ort
Viele Gespräche lassen sich per Video führen. Die Buchung kann dafür automatisch einen Link erzeugen und mitschicken. Für Termine vor Ort gehören Adresse und Hinweise zur Anfahrt in die Bestätigung. Bietet Ihr Unternehmen beides an, sollte der Kunde bei der Buchung wählen können.
Schutz vor Spam
Öffentliche Formulare ziehen automatisierte Anfragen an. Ein unauffälliger Schutz vor Bots, eine Begrenzung der Anfragen pro Zeit und eine Bestätigung per E-Mail halten falsche Buchungen fern, ohne echte Kunden mit Bilderrätseln zu nerven.
Worauf Sie achten sollten
Pufferzeiten zwischen Terminen, ein sinnvoller Vorlauf und eine Grenze, wie weit im Voraus gebucht werden kann, ersparen Ihnen Stress. Beim Datenschutz gehört die Buchung in Ihre Datenschutzerklärung, und Daten sollten nur so lange gespeichert werden, wie sie gebraucht werden.
Für wen sich das lohnt
- Praxen, Studios und Salons mit vielen kurzen Terminen.
- Beratungen und Dienstleistungen, bei denen vor dem Auftrag ein Gespräch steht.
- Handwerksbetriebe, die Besichtigungen oder Rückrufe planen.
- Alle, bei denen viel Zeit mit Telefonaten zur Terminabsprache verloren geht.
Eigene Lösung oder Buchungsplattform?
Buchungsplattformen sind schnell eingerichtet, sehen aber meist aus wie die Plattform und nicht wie Ihr Unternehmen. Oft landen Ihre Kunden dort neben anderen Anbietern. Eine Buchung direkt auf Ihrer Website passt zu Ihrem Auftritt und hält die Besucher bei Ihnen. Welche Lösung sinnvoll ist, hängt von Ihren Abläufen und Ihrem Kalender ab.
Weniger Ausfälle
Eine Erinnerung per E-Mail vor dem Termin hilft, dass Kunden ihn nicht vergessen. Ein Link zum Verschieben oder Absagen macht es leichter, frühzeitig Bescheid zu geben, statt einfach nicht zu kommen.
Überall erreichbar
Die Buchung wirkt am besten, wenn sie überall dort erreichbar ist, wo Kunden sich entscheiden: auf der Startseite, auf jeder Leistungsseite, im Google-Unternehmensprofil und in Ihrer E-Mail-Signatur. Ein einheitlicher Knopf mit klarer Beschriftung wie „Termin buchen“ hilft dabei. Wie das Google-Profil dazu passt, steht im Beitrag Google-Unternehmensprofil einrichten.
Was es kostet
Für eine eingerichtete Buchung fallen meist eine einmalige Einrichtung und laufende Kosten für Betreuung und Dienste im Hintergrund an. Was genau, hängt von Kalender, Terminarten und gewünschten Funktionen ab. Mehr dazu auf der Seite Online-Terminbuchung.
Brauche ich einen bestimmten Kalender?
Die Buchung wird an den Kalender angebunden, den Sie nutzen. Welche Kalender möglich sind, hängt von der Lösung ab und wird vorher geklärt.
Was passiert, wenn ich selbst einen Termin eintrage?
Ist die Buchung mit Ihrem Kalender verbunden, gilt die Zeit sofort als belegt. Termine, die Sie selbst eintragen, sind damit automatisch nicht mehr buchbar.
Kann ich Anfragen erst prüfen, statt sie sofort anzunehmen?
Das ist möglich, etwa für Termine vor Ort oder besondere Anliegen: Der Kunde fragt an, Sie bestätigen. Für einfache Termine ist die sofortige Buchung bequemer, weil der Kunde gleich Gewissheit hat.
Was gehört in die Datenschutzerklärung?
Welche Daten bei der Buchung erhoben werden, wofür, wie lange sie gespeichert werden und welche Dienste beteiligt sind, etwa Kalender, E-Mail-Versand und Spamschutz.
Die Hinweise zum Datenschutz sind eine Orientierung, keine Rechtsberatung. Lassen Sie Ihre Datenschutzerklärung im Zweifel von Fachleuten prüfen.
Ein Beispiel ist meine eigene Buchungsseite für das Erstgespräch: Sie zeigt freie Zeiten aus meinem Kalender, und Sie können den Termin über Ihren persönlichen Link verschieben.
